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Lo que debería controlar un Contador

TEMAS TRIBUTARIOS Y CONTABLES A CONSIDERAR EN LAS SOLUCIONES DE FACTURA ELECTRÓNICA

 TEMAS Sí/No Observación: 
1. ¿Consulta automáticamente las facturas electrónicas recibidas de los proveedores en la web del SII?Se pueden recibir facturas electrónicas que su proveedor no declaró ante el SII si no se dispone de esta facilidad.
2. ¿Consulta automáticamente la situación tributaria del proveedor ante el SII para precaver impugnación del SII para el uso del crédito fiscal? Sí 

Se pueden recibir facturas de clientes bloqueados o facturas falsas si no se dispone de esta facilidad. 

3. 

¿Consulta automáticamente la lista de contribuyentes autorizados para emitir factura electrónica, pues si un cliente suyo es emisor, Ud. debe enviarle la factura en forma electrónica? 

Sí 

Casi ninguno lo realiza, entonces debería estar consultando cada uno de los contribuyentes cada ves que tenga un cliente nuevo y actualizando la base de todos sus clientes antiguos periódicamente. 

4. 

¿El Libro de Compras incluye el correlativo de proveedores para el control? 

Sí 

El que no lo incluya es grave para la facilidad del control interno y la auditoría. 

5. 

¿El libro de ventas se genera desde el libro actual del ERP o solicita un listado especial de las facturas manuales y el libro lo genera el sistema de factura electrónico uniendo las facturas electrónicas con el reporte anterior? 

Sí 

El libro debe mantener la unidad del ciclo de control, por lo que debe partir del ERP. Ocasionalmente la factura electrónica no es idéntica al registro del ERP por errores humanos o de sistema (sobran facturas nulas, los valores son distintos, etc.). 

6. 

¿Las respuestas del SII a las facturas electrónicas emitidas las busca el sistema en forma automática o se buscan manualmente a través del email que envía el SII? 

Sí 

Las soluciones del mercado solo envían email, no reciben ni procesan email, entonces la lectura y procesamiento obligado normalmente se abandona por tedioso y desgastador generando riesgo tributario pues puede emitir facturas que han sido rechazadas por el SII.

7. 

¿El recibo electrónico por las facturas electrónicas recibidas de los proveedores se realiza en forma automática? 

Sí 

Casi todos los sistemas obligan a que el usuario realice esta labor e forma manual por lo que terminan abandonándolo, en cuyo caso Ud. estará incurriendo en una falta.

8. 

Incluye todos los DTE como Guías de despacho y Factura Exportación 

Sí 

Muchos no incluyen los documentos de exportación aún.

9. 

Permite almacenar datos propios del cliente en el sistema para respaldar la facturación 

Sí 

Esto puede ser importante para las facturas especiales en las que se debe sustentar la operación con un respaldo.

10. 

El sistema almacena el registro original del ERP para asegurar que la factura emitida es la misma que salió de éste. 

Sí 

Es importante para evitar adulteraciones internas al sistema y ajustarse a políticas de trazabilidad de la certificación de calidad total.

11. 

El sistema valida que cada DTE que se incluye en el libro de ventas este aceptado por el SII antes de darle el OK 

Sí 

Es importante pues a veces se producen rechazos que no se revisaron y de esto se sabe solo cuando existen revisiones del SII por diferencias.

12. 

Avisa cuando se están acabando los CAF (certificado de autorización de folios) y Además permite provisionar el siguiente rango de CAF. 

Sí 

Es bueno que avise y que permita provisionar bajando el siguiente rango de CAF pues puede ser que se agote cuando el habilitado para bajarlo no esta disponible en la empresa.

13. 

El sistema congela la imagen que se envió al cliente sin depender de plantillas que si bien son eficientes están sujetas a la compatibilidad tecnológica. 

Sí 

Nadie almacena la imagen sino que la reconstruyen a partir de los datos. En el caso de un juicio de cobranza el juez no aceptaría una imagen parecida, exigirá una imagen idéntica a la original.

14. 

La clasificación obligatoria del libro de compra es muy simple de realizar, que se debe realizar todos los meses como por ej : Activo Fijo, IVA no Recuperable, etc. 

Sí 

Puede ser de uso mensual por lo que debe ser visual, muy simple de usar y segura.

15. 

Es simple el proceso de rectificatoria de los libros pues cuando se requiere debe actuar rápido y sobre todo debe impedir errores humanos. 

Sí 

Debiera realizarla automáticamente el sistema y debiera bastar cargar solo el nuevo libro correcto, de lo contrario estresa al equipo contable.

16. 

La empresa se dedica al giro de software tributario o tiene persona dedicado a ello. 

Sí 

Puede ser importante si se necesita aclarar mensajes electrónicos del SII en donde se requiere conocimiento tributario del tema on line, pues el sistema nunca puede dejar de operar.

17. 

El sistema genera impresión de las facturas electrónicas recibidas de proveedores. 

Sí 

El sistema debe imprimir la imagen desde el registro recibido para evitar una eventual estafa judicial en donde luego de 8 días se da por aceptado el registro electrónico si no se impugnó en forma electrónica oportuna.

18. 

El sistema provee una solución de soporte técnico incluida que intercambie solo la configuración. 

Sí 

Los proveedores utilizan software de consola remota para asistencia técnica lo que implica control absoluto de todos sus datos, arriesgando a su organización a que un empleado de su proveedor le robe sus datos.